Malcomp.id | Di era yang semakin modern seperti sekarang ini, jaman sudah menuntut kita untuk “melek” teknologi dan perubahan. Jika jaman dulu semua bisa dilakukan secara manual, berbeda dengan sekarang yang hampir segala aktivitas dilakukan by sistem dengan bantuan teknologi. Tidak hanya untuk dunia komunikasi saja, melainkan sudah menjuru ke berbagai bidang kegiatan. Salah satu perkembangan teknologi yang saat ini digalakkan adalah EDI. EDI merupakan salah satu bukti nyata bahwa teknologi semakin berkembang dari waktu ke waktu. Lantas, apa arti sebenarnya dari EDI atau Electronic Data Interchange dan apa fungsinya?

Dalam pembahasan kali ini, kita akan mengulik lebih dalam mengenai sistem teknologi bisnis yang satu ini. Yakni mulai dari pengertian EDI, tujuan, manfaat, dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis. Perlu diketahui bahwa EDI sangat bermanfaat dan dibutuhkan dalam dunia bisnis seperti perusahaan dan perbankan. Khususnya bagi perusahaan berskala besar yang mana semua data harus terjaga dalam keamanan yang ketat.

Apa Itu EDI?

Electronic Data Interchange dan (IOS) Information Organisation System pada saat ini kita bisa bayangkan bagaimana proses dan jalannya EDI dan IOS. EDI (Electronic Data Interchange) adalah pertukaran data elektronik yang dilakukan untuk mencapai sistem suatu organisasi. Sedangkan IOS (Information Organisation System), yaitu sistem yang dilakukan antar organisasi satu dengan yang lainnya.

Menurut kamus TI Pengertian EDI adalah metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.

Dari beberapa pengertian EDI diatas, dapat ditarik satu kesimpulan bahwa sistem ini merupakan salah satu metode pertukaran bisnis yang mengacu pada bidang bisnis yang sangat komersial dengan menggunakan standar format yang telah ditentukan serta disepakati bersama oleh sebagian besar organisasi-organisasi yang ada.

Tujuan diberlakukan EDI adalah agar dapat membantu para pelaku bisnis untuk mengolah suatu dokumen dengan pihak lain dengan akurat,cepat serta efisien dalam penyelesaiannya. Apabila proses tersebut dilaksanakan dengan sebaik mungkin, maka akan terjalin komunikasi yang sangat baik antar sesama pelaku kegiatan bisnis baik secara internal maupun eksternal.

Pemanfaatan EDI di Indonesia nampaknya masih belum mengalami pertumbuhan dan perkembangan yang signifikan. Masih sangat jarang yang memanfaatkan system ini sebagai salah satu komponen teknologi informasi. Komponen dasar pada EDI ialah :

• Hub (pihak yang memberikan perintah),
• Spoke (pihak yang menerima perintah),
• Computer (sebagai electronic hardware) dan
• Electronic software

Apa Manfaat dari Sistem Bisnis Ini ?

Ada beberapa Manfaat EDI langsung berasal dari teknologi yaitu :

• Manfaat Langsung

Pengurangan kesalahan, pengurangan biaya, dan peningkatan efisiensi operasional.

• Manfaat Tidak Langsung => peningkatan kemampuan bersaing, hubungan dengan mitra dagang yang lebih baik, dan pelayanan pelanggan yang lebih baik.

Dari kedua manfaat itu terbagi dalam dua kategori – efisiensi komparatif dan kekuatan tawar menawar dengan penjelasan :
1. Efisiensi Komparatif
Dengan bergabung dalam IOS, para mitra dagang dapat menyediakan barang dan jasa mereka dengan biaya yang lebih murah daripada pesaing. Perbaikan dalam efisiensi ini dapat berasal dari dalam dan berkaitan dengan organisasi lain.

• Efisiensi internal
  Terdiri dari perbaikan-perbaikan dalam operasi perusahaan itu sendiri, sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengumpulkan data lebih cepat, menganalisisnya lebih cepat, dan membuat keputusan lebih cepat.

• Efisiensi antar organisasi
  Mencakup perbaikan-perbaikan yang diperoleh melalui kerjasama dengan perusahaan lain. Perbaikan ini memungkinkan perusahaan untuk menawarkan lebih banyak barang dan jasa, melayani lebih banyak pelanggan, memindahkan pekerjaan tertentu ke pelosok atau pelanggan, serta lebih mudah mengumpulkan data lingkungan.

2. Kekuatan Tawar Menawar
Kemampuan suatu perusahaan untuk menyelesaikan perselisihan dengan pemasok dan pelanggannya yang menguntungkan dirinya disebut kekuatan tawar menawar (bargaining power).

• Keistimewaan produk yang unik, pemesanan lebih mudah, pengiriman yang lebih cepat, waktu respon atas permintaan informasi yang cepat.
• Penurunan biaya yang berhubungan dengan pencarian, mengurangi biaya belanja dalam mencari pemasok, dapat mengindentifikasi prooduk alternatif dengan mendapatkan harga yang terendah.
• Peningkatan biaya peralihan, perusahaan ingin jika pelanggan beralih ke pesaing maka biaya pemeliharaan menjadi mahal.

Ketergantungan produk satu dengan yang lainnya sangat tinggi. IOS memiliki landasan teoritis yang kuat – delapan elemen lingkungan yang dihubungkan oleh arus sumber daya. Untuk alasan itu, tidaklah mengejutkan bahwa IOS telah menjadi strategi dominan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Juga tidaklah mengherankan bahwa hubungan data dicapai secara elektronik, suatu strategi yang disebut pertukaran data elektronik.

Kendala dalam Penerapan EDI

Adapun kendala-kendala yang dijumpai di dalam penerapan sistem ini adalah:

• Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
• Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
• Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.

Inter-Organizational System (IOS) atau seringkali disebut sebagai sistem informasi antar organisasi merupakan suatu kombinasi perusahaan-perusahaan yang terkait sehingga mereka berfungsi sebagai satu sistem tunggal, yang bekerja sama untuk untuk tujuan bersama. Perusahaan-perusahaan yang membentuk IOS disebut mitra bisnis atau mitra dagang. Para mitra bisnis ikut dalam IOS dengan harapan memperoleh manfaat tertentu.